Systemy fakturujące, które wykonają pracę za Ciebie!

Wielu przedsiębiorców marzy o tym, żeby sprzedaż działała sprawnie, nie wymagając od nich ręcznego przepisywania danych i ciągłego pilnowania papierów.

Dobra wiadomość jest taka, że dziś to naprawdę nie jest trudne. Wystarczy korzystać z systemu fakturującego. Dzięki niemu duża część procesu sprzedaży dzieje się automatycznie. 

• Dane trafiają tam, gdzie powinny. 
• Faktury wystawiają się same. 
• Klient dostaje dokument bez dodatkowych wiadomości i przypominania.

A Ty możesz zająć się czymś ważniejszym.

Jak system fakturujący zmienia codzienną pracę?

Na rynku działa kilka popularnych narzędzi, takich jak Fakturownia, iFirma, inFakt czy wFirma.

Każde z nich pozwala:

• szybko wystawiać faktury,
• przechowywać dane klientów,
• generować raporty,
• pilnować płatności,
• porządkować sprzedaż w jednym miejscu.
  

Można oczywiście wystawiać faktury ręcznie. Tylko, po co?

Systemy fakturujące kosztują kilkanaście złotych miesięcznie, a czasem mają też darmowe wersje. Przy większej liczbie klientów oszczędzają naprawdę dużo czasu i nerwów.

A jeśli nie korzystasz z systemu?

Załóżmy, że na razie nie chcesz inwestować w takie narzędzie. Masz mało klientów albo dopiero zaczynasz.

Wtedy najczęściej działasz w jeden z dwóch sposobów:

1. Wystawiasz fakturę tylko na prośbę klienta.
Czekasz na maila z danymi i ręcznie przygotowujesz dokument.

2. Pobierasz dane do faktury w formularzu zamówienia.
A potem ręcznie wystawiasz dokument na podstawie tych danych.

• Przy trzech fakturach miesięcznie to działa.
• Przy pięćdziesięciu zaczyna być uciążliwe.
• Przy stu robi się ryzykowne.

Ręczne wystawianie dokumentów to większe ryzyko błędów, literówek i konieczności późniejszych korekt (zwłaszcza w dobie ksef – a o tym przeczytasz tutaj). To oznacza kolejne maile, poprawki i stracony czas.

Jak to wygląda przy automatyzacji?

Jeśli korzystasz z systemu fakturującego zintegrowanego ze sprzedażą, proces jest prosty:

1. Klient składa zamówienie.
2. Podaje dane do faktury.
3. System przekazuje je automatycznie do programu fakturującego.
4. Faktura wystawia się i wysyła sama.

– Jeśli korzystasz z systemu fakturującego, to dane do faktury pobierane są od razu przy składaniu zamówienia i automatycznie przekazywane do systemy fakturującego, który automatycznie fakturę wystawia i wysyła do klienta – wyjaśnia Michał Jaworski, założyciel Publigo –  Koszty korzystania z takiego systemu są naprawdę niskie, a już za kilkanaście złotych miesięcznie można mieć system, który pozwala na wystawienie i automatyczną wysyłkę nielimitowanej liczby faktur.

Popularne systemy fakturujące w Polsce

Poniżej znajdziesz kilka rozwiązań, z których najczęściej korzystają przedsiębiorcy.

1. Fakturownia

Jedno z prostszych i bardziej intuicyjnych narzędzi. Najważniejsze funkcje są widoczne od razu, bez przeklikiwania się przez skomplikowane menu.

System:

• zapamiętuje dane klientów,
• automatycznie przelicza kwoty netto i brutto,
• umożliwia wysyłkę faktur mailem,
• oferuje 30 dni testów.
  

Dostępnych jest kilka pakietów, od bezpłatnego (z limitem dokumentów) po rozbudowane opcje dla większych firm.

– Micro (pakiet bezpłatny) – idealny na start. Masz w nim m.in. możliwość wystawienia 3 faktur, nielimitowane produkty / usługi / klienci, szablony faktur i własne logo, 1 użytkownik, wysyłanie faktury e-mailem.
– Start (9,99 zł/m-c) – a w nim m.in.: nielimitowane faktury/produkty/usługi/klienci, szablony faktur i własne logo, 1 użytkownik, wysyłanie faktur e-mailem, raporty, wiele działów.
– Standard (22,77 zł/m-c) – tutaj m.in.: nielimitowane faktury/produkty/usługi/klienci, szablony faktur i własne logo, 3 użytkowników, wysyłanie faktur e-mailem, raporty, wiele działów i 3 firmy (inny NIP), obsługa 3 magazynów, automatyczne płatności, import płatności z banku, automatycznie wystawiane płatności cykliczne.
– Pro (39,99 zł/m-c) – nielimitowane faktury/produkty/usługi/klienci, szablony faktur i własne logo, 5 użytkowników, wysyłanie faktur e-mailem, raporty, wiele działów i  firmy, obsługa wielu magazynów, automatyczne płatności, import płatności z banku, automatycznie wystawiane płatności cykliczne, księgowość online, własna domena i jeszcze więcej.
– Pro Plus (66,77 zł/m-c) – w tym pakiecie masz m.in.: nielimitowane faktury/produkty/usługi/klienci, szablony faktur i własne logo, 10 użytkowników, wysyłanie faktur e-mailem, raporty, wiele działów i firmy, obsługa wielu magazynów, automatyczne płatności, import płatności z banku, automatycznie wystawiane płatności cykliczne, księgowość online, własna domena.

2. iFirma

To nie tylko fakturowanie, ale też księgowość online i możliwość współpracy z biurem rachunkowym. W zależności od pakietu możesz korzystać z:

• programu do faktur,
• CRM,
• magazynu,
• pełnej obsługi księgowej.
  

 iFirma dostępna jest w trzech pakietach cenowych:

– Aplikacja (darmowy system do prowadzenia firmy), a w niej: szablony faktur, wsparcie techniczne BOK, CRM, magazyn, wsparcie techniczne.
– Biuro Rachunkowe (Aplikacja + Uproszczona księgowość) idealne dla osób na jdg  – 149,00 zł/m-c, w którym otrzymasz wszystko to, co w darmowej wersji + m.in. osobisty księgowy, integracja z kontem bankowym, wsparcie techniczne i księgowe.
– Biuro rachunkowe (Aplikacja + Pełna księgowość) – 650,00 zł/m-c, a w nim wszystko to, co w wersji z uproszczoną księgowością, a do tego m.in.: księgi handlowe, osobisty księgowy, który wylicza CIT, VAT, ZUS, monitoruje rozliczenia i tworzy sprawozdania finansowe.

3. wFirma

Rozbudowane rozwiązanie dla firm, które oprócz fakturowania potrzebują także księgowości, obsługi kadr czy magazynu.

Możesz przetestować system przez 30 dni bez żadnych zobowiązań. Cena miesięczna systemu zależy od wybranego pakietu i długości umowy.

wFirma dostępna jest w kilku pakietach:

– Fakturowanie i CRM – 19,00 zł/m-c – wspomagający efektywne zarządzanie sprzedażą, oferuje m.in.: faktury (elektroniczne, automatyczne, cykliczne), CRM, mini magazyn, integracje e-commerce, monitoring kontrahentów, rejestr sprzedaży VAT, JPK_FA, drukarki fiskalne online, integracja z KSeF.
– Księgowość online – 49,00 zł/m-c, a w niej m.in.: KPiR, ewidencja przychodów, nielimitowany OCR, transakcje zagraniczne, różnice kursowe, e-Deklaracje i e-ZUS, rozliczenia roczne, JPK-V7 i inne.
– Kadry, płace i ubezpieczenia, dzięki któremu za 49,00 zł/m-c,  zarządzasz kadrami, wyliczasz płace i wysyłasz deklaracje do ZUS. W pakiecie tym otrzymujesz m.in.: generator umów, możliwość rozliczania cudzoziemców, e-akta osobowe, ewidencje czasu pracy, rozliczanie urlopów, PPK, panel pracownika, kwestionariusze osobowe online etc.
– Magazyn w cenie 30,00 zł/m-c, a w nim m.in.: monitorowanie stanów, rezerwacja towarów, automatyczne zamówienia, grupy cenowe, JPK_MAG, FIFO i FEFO, kody GTU, remanenty, kody EAN itd.
– Pełna księgowość – 99,00 zł/m-c, w którym otrzymujesz m.in.: integrację z KSeF, nielimitowany OCR, schematy księgowania wydatków i przychodów, automatyczne RMK, automatyczne korekty kosztów, wyliczanie różnic kursowych, generowanie i wysyłka JPK_V7, zaliczki podatków CIT i PIT, CIT estoński, e-sprawozdania, schematy bilansu i RZiS i więcej.

4. inFakt

Prosty system z wygodną aplikacją mobilną. Umożliwia:

• szybkie wystawianie faktur,
• automatyczne uzupełnianie danych po NIP,
• przypomnienia o płatnościach,
• wsparcie księgowe.

– Plan testowy (inFakt KSeF) – 0 zł. Wystawianie faktur bez limitów, wysyłanie ich do KSeF i pobieranie stamtąd kosztów.
– inFakt Faktury (plan za 4,99 zł/m-c), w którym m.in.: nie ma limitu dokumentów, możesz wystawiać faktury, łączyć je z KSeF, jest dostęp dla Twojego księgowego, są integracje i API, statystyki, połączenie z bankowością i pomoc.
– inFakt Księgowość (plan za 189,00 zł/m-c), który ma wszystko to, co inFakt Faktury, a do tego dostępny jest dla Ciebie Osobisty Księgowy, który m.in.: poprowadzi Twoją księgowość, będzie Cię reprezentował przez ZUS i US, wylicz Ci składki i podatki, wyśle DRA i JPK do urzędów.
– inFakt Spółki (plan za 620,00 zł/m-c) oferujący pełną funkcjonalność aplikacji inFakt oraz dedykowany Księgowy dla Twojej spółki.

Tutaj również dostępny jest plan testowy przez 30 dni za darmo oraz płatny pakiet z nielimitowanymi fakturami.

5. Taxe

To biuro rachunkowe online połączone z programem do faktur. Dobre rozwiązanie, jeśli chcesz mieć księgowość i fakturowanie w jednym miejscu. Oferuje kilka pakietów cenowych, w których zawarte są m.in. rozliczenia podatkowe i obsługa księgowa.

Z usług Taxe mogą korzystać osoby, które rozliczają się przy użyciu Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji Przychodów (ryczałt), a więc jednoosobowe działalności gospodarcze oraz niektóre spółki. Taxe, to dobra alternatywa dla Fakturowni, jeśli szukasz rozwiązania połączonego z księgowością. 

Taxe oferuje trzy pakiety cenowe: Pakiet-S (84,00 zł/m-c), Pakiet-M (127,00 zł/m-c) Pakiet-L (185,00 zł/m-c). Dokładne informacje na temat każdego pakietu znajdziecie tutaj.

A co z KSeF? (Krajowy System e-Faktur)

Wokół Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) narosło sporo napięcia, ale dla Twórcy korzystającego z Publigo zmiana jest mniej dramatyczna, niż mogłoby się wydawać.

Najważniejsza rzecz, którą musisz wiedzieć: KSeF nie dotyka procesu sprzedaży, nadawania dostępów ani obsługi kursanta. To kwestia czysto administracyjna, która dzieje się „w tle”, pomiędzy Twoim programem księgowym a systemem rządowym.

Oto jak to wygląda w praktyce od 2026 roku:

• Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek KSeF obejmuje już większość podatników VAT, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze.
• Twoje zadanie to jedynie sprawdzić w swoim programie fakturowym (np. Fakturownia, iFirma, inFakt), czy integracja z KSeF jest włączona. Publigo po prostu przekaże tam dane o sprzedaży, tak jak dotychczas.
• Jeśli Twój kurs kupuje osoba prywatna, proces pozostaje bez zmian – kupuje, płaci i natychmiast zaczyna naukę.
• Jeśli natomiast klient kupuje na firmę, Twój system księgowy nada fakturze numer KSeF i wyśle klientowi PDF z kodem QR, który jest obowiązkowy od kwietnia 2026 r.
  

Który system wybrać?

– Większość naszych klientów korzysta z Fakturowni ze względu na niską cenę, nieskomplikowaną obsługę i jednocześnie wiele opcji – wyjaśnia Michał Jaworski. – System ten ma możliwość wystawiania tzw. paragonów niefiskalnych, które dodatkowo ułatwiają ewidencjonowanie sprzedaży. Warto również rozważyć opcję połączoną z księgowością jak w przypadku rozwiązania Taxe.pl, które oszczędza nam jeszcze więcej czasu i pozwala w bardzo dużym stopniu oddelegować kwestie księgowe.

Najprostsza zasada?

Zacznij od najtańszego pakietu. Jeśli firma urośnie, zawsze możesz przejść wyżej. Nawet darmowa wersja pozwoli Ci uporządkować sprzedaż i zaoszczędzić czas.

Masz wątpliwości dotyczące wyboru odpowiedniego systemu fakturującego? Napisz do nas, a odpowiemy na wszystkie Twoje pytania i pomożemy w doborze uwzględniając Twoje potrzeby.